Tutorial rápido Routte

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MÓDULO DRIVERS

¿Para qué sirve el módulo Drivers (conductores)?

Aquí se crean y encuentran las personas a quienes se les asigna despachos y rutas. Pueden ser conductores, domiciliarios, comerciales, cobradores, etc…

En el módulo de Driver se encuentran dos pestañas:

  1. Listado de drivers para ver y editar
  2. Localizaciones de drivers (sin historial)

Crear Driver

  • Hacer clic en el botón “Create”
  • Diligenciar los campos obligatorios (nombre, email, teléfono movil, tipo/número de documento)
  • Los demás campos son opcionales y sirven simplemente a modo informativo.

Editar driver:

Hacer clic sobre el número de documento del driver a editar.

Aparecen 5 Pestañas con la siguiente info:

  • General: info general y datos personales
  • Vehículo: asignar o quitar un vehículo a un driver
  • Documentos: carga y visualización de documentos (sin alertas de vencimiento)
  • Balances: todos los recaudos y cuadres de caja hechos por el driver.
  • Bitácora: observaciones con hora/fecha y usuario que le hizo la observación (solo texto plano)

Ver localización Driver:

  • Clic en pestaña “location”
  • Allí se encuentra el listado de los conductores marcados por código de color:
    • Rojo: no activo con la ubicación (GPS del teléfono celular)
    • Verde: activo con la ubicación 

MÓDULO VEHICLES

¿Para qué sirve el módulo Vehicles (vehículos)?

Aquí se crean y encuentran los vehículos vinculados con los conductores o equipo en campo. Pueden ser todo tipo de vehículos (Bicicleta, Motocicleta, Camioneta, Camión, etc…)

En el módulo de Driver se encuentran dos pestañas:

  1. Listado de vehicles para ver y editar
  2. Localizaciones de vehicles (NO habilitado por ahora)

Crear Vehicle

  • Hacer clic en el botón “Create”
  • Elegir el tipo de vehículo (bicicleta, moto, auto, camioneta)
  • Diligenciar los campos obligatorios según el tipo de vehículo (marca, referencia, placa, año).

Editar driver:

Hacer clic sobre el Nombre del vehículo a editar.

Aparecen 3 Pestañas con la siguiente info:

  • General: info general y datos del vehículo.
  • Documentos: carga y visualización de documentos (sin alertas de vencimiento)
  • Bitácora: observaciones con hora/fecha y usuario que le hizo la observación (solo texto plano)

MÓDULO TEAMS

¿Para qué sirve Teams (equipos)?

Allí se crean equipos con 2 propósitos:

  • Agrupar los miembros que hacen registro de recaudo de dinero a través de la aplicación móvil y posteriormente el usuario administrador hacer el “cruce de cuentas”.
  • Agrupar a los miembros en “geocercas” o zonas geográficas delimitadas y crear rutas disponibles para que solo los miembros de ese “team” las puedan tomar.

 

En el módulo de Driver se encuentran dos pestañas:

  1. Listado de equipos (teams) para ver y editar
  2. Creado por mí (NO habilitado por ahora.

Crear Team:

  • Hacer clic en el botón “Create”
  • Ponerle nombre al equipo y darle al botón “create”.
  • Añadir los Drivers que pertenecen al equipo y luego cerrar.

Editar driver:

Hacer clic sobre el Team a editar.

4 opciones:

  • Team name: puede cambiar el nombre del equipo.
  • Add driver: para añadir un conductor al equipo.
  • Eliminar: quitar un conductor actual del equipo.
  • Delete team: para eliminar el equipo. Antes de eliminar el equipo debe quitar a cada uno de los conductores dentro del equipo.

MÓDULO ROUTES

¿Para qué sirve el módulo Routes (rutas)?

Allí se crean y se encuentran registradas las rutas (y paradas) que los drivers o equipo en campo deben realizar. Importante aclarar que aplica para rutas: de equipo comercial, equipo de servicios, equipo técnico, equipo de cobranza, etc…

En el módulo de Driver se encuentran:

  1. Listado de rutas para ver y editar.
  2. Botón para CREAR ruta de manera (creación uno a uno y creación masiva).

 

Crear Ruta “uno a uno”

  • Hacer clic en el botón “Create”
  • Escribir la ciudad
  • Diligenciar los datos de origen (dirección de recogida, nombre de quien entrega, indicaciones de recogida, teléfono)
    • Poner una imagen ejemplo
  • Diligenciar el formato en Excel (dirección de recogida, nombre de quien entrega, indicaciones de recogida, teléfono, referencia del servicio, valor del servicio, valor a recaudar)
    • Poner una imagen ejemplo

Nota: si la ruta tiene más puntos de entrega simplemente hacer clic en botón “agregar entrega”.

 

Crear Ruta “masivamente”

  • Hacer clic en el la flecha ↓ del botón “Create”
  • Clic en Migrar.
  • En la información que se muestra pulsar el texto azul “CLIC AQUÍ” para descargar el formato para Excel.
  • Diligenciar los datos. Se pueden diligenciar solo los obligatorios marcados en rojo. Si se requiere mayor claridad del servicio deben diligenciarse los campos marcados en azul. (guardar el archivo para subirlo a Routte)
    • Poner una imagen ejemplo
  • Regresar al módulo de “Migrar Masivamente”, clic para seleccionar el formatos de Excel que se ha diligenciado y guardado previamente
  • Escribir una cuenta de correo electrónico (allí se enviará la notificación de carga del formato en excel)
  • Clic en botón “migrar registros”

Nota: si la ruta tiene más puntos de entrega simplemente hacer clic en botón “agregar entrega”.

Crea tu primer ruta así de fácil

Revisa el video que preparamos para que aprendas y practiques la creación de rutas en Routte.

Editar Ruta:

Hacer clic sobre el nombre de la Ruta a editar.

Aparecen 3 Pestañas con la siguiente info:

  1. Information: info general de la ruta que puede tener asignado o no un conductor.
    1. Si NO se encuentra asignado el conductor, darle clic para elegir y asignar un conductor a la ruta.
  1. Adresses: visualización y edición de las distintas direcciones (paradas) de la ruta y sus pruebas de entrega (fotos/firmas)
    1. View archives: ver y descargar los archivos fotos/firmas (pruebas de entrega).
    2. Opciones: editar dirección, reasignar a otra ruta, eliminar dirección.
  1. Record: historial de acciones y cambios hechos sobre la ruta y las paradas.

MÓDULO REPORTS

¿Para qué sirve Reports (reportes)?

Allí se visualizan el listado de servicios por conductor y su cumplimento en número de servicios y recorridos.

Para ver el reporte:

  • Seleccionar el reporte “Driver dayli services” 
  • Elegir el rango de fechas para ver y dar clic en botón “generate report”
  • Para EXPORTAR a Excel dar clic en botón “export”

MÓDULO TALLYING MONEY

¿Para qué sirve el módulo Tallying Money (recaudo)?

Para visualizar el recaudo por cada uno de los miembros del equipo y realizar el respectivo cierre diario llevando un control en tiempo real.

En el módulo de Tallying Money se encuentra:

  • Listado de histórico de recaudos
  • Hacer cierre diario (recaudo)

 

Nota: antes de hacer el cierre diario asegurar que los conductores están creados dentro de un TEAM.

 

Hacer cierre diario (recaudo)

  • Hacer clic en el botón “dayli closing”
  • Elegir el team (equipo)
  • Dar clic en confirmar para hacer el cierre.

Nota: para poder confirmar el cierre, cada uno de los drivers debe estar en balance igual cero (0)

 

Hacer recaudo por Driver

Dirigirse a editar el driver, una vez allí clic en  se encuentra la pestaña “balance”

  • Hacer clic en el botón “new transaction” 
  • Elegir el tipo de transacción a realizar
  • Diligenciar el valor  “transaction value” (en positivo o negativo según el caso)
  • Escribir una nota para identificar la transacción
  • Guardar haciendo clic en “save transaction”
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